تكوين الاتحاد

الفصل الأول : تكوين الاتحاد

تأسس بمقتضى هذا النظام الاتحاد الخليجي للجمعيات الأهلية لمكافحة السرطان

المادة (1) التعريف بالاتحاد:

بند (1) الاتحاد هو اتحاد للجمعيات والروابط والهيئات الخليجية غير الحكومية العاملة في مجالات مكافحة السرطان.

بند (1) في مجال الوقاية:

• جمع الجهود غير الحكومية للتصدي لمرض السرطان والوقاية منه.

• العمل على التوسع في إنشاء جمعيات مكافحة السرطان فى الدول الاعضاء.

• تزويد الجمعيات بالدراسات والنشرات والوثائق التي تساعدها على تنمية أنشطتها وتحقيق أهدافها.

• تيسير الاتصالات واللقاءات بين الدول الخليجية في مجال تبادل الخبرات الهادفة إلى زيادة الوعي من مرض السرطان والوقاية منه.

بند (2) في مجال التدريب والعلاج:

• إصدار مجلة عربية متخصصة في شئون الوقاية والعلاج من مرض السرطان.

• عقد المؤتمرات المتخصصة في شئون أمراض السرطان والاشتراك في المؤتمرات العربية والدولية.

• تشكيل الروابط التخصصية لتحديث أنظمة العلاج ، وعمل البحوث المشتركة بين الدول الأعضاء.

بند (3) في مجال التعاون مع المنظمات الدولية :

• الاتصال بالمنظمات والهيئات الحكومية والأهلية والعالمية من أجل تبادل الخبرات والاستفادة منها .

• إقامة مشاريع وأبحاث ومسابقات مشتركة بين أعضاء الاتحاد والتعاون مع المنظمات الأخرى في هذا المجال.

• للاتحاد أن يستخدم كل الوسائل التي يراها صالحة لتحقيق الأهداف بما يتناسب مع قوانين الدول المشاركة في الاتحاد .

المادة (3) مقر الاتحاد:

بند (1) المقر الرئيسي : يمكن أن تكون أى دولة عضو فى الاتحاد مقراً للرئاسة بناء على قرار من الجمعية العمومية للاتحاد.

بند (2)

يجوز أن يكون للاتحاد فروع في بعض الدول الأعضاء.

بند (3)

يمكن أن تكون الأمانة العامة فى بلد اخرى غير دولة مقر رئاسة الاتحاد. 

الفصل الثاني : العضوية في الاتحاد

المادة (4) تنقسم العضوية في الاتحاد إلى ما يلي:

• العضو العامل: هو عبارة عن الجمعيات أو الروابط أو الهيئات الخليجية غير الحكومية العاملة في مجالات مكافحة السرطان فى كل دولة من دول مجلس التعاون الخليجي واليمن ، سواء كان ذلك للذين ساهموا فى تأسيس الاتحاد أو الذين تقدموا بطلبات الاشتراك فى عضويته ، ووافق مجلس الإدارة على طلبه ويحق له حضور اجتماعات الجمعية العمومية للاتحاد والتصويت والترشيح لعضوية مجلس الإدارة.

• العضو المنتسب: و عبارة عن أى جمعية عربية أو دولية أو مراكز علمية متخصصة من غير دول مجلس التعاون الخليجي واليمن وترغب فى الاشتراك فى عضوية الاتحاد بناء على طلب تقدمه لمجلس الإدارة ، ويوافق عليه من قبل المجلس ويحق للعضو المنتسب حضور اجتماعات الجمعية العمومية والاستفادة من الخدمات التي يقدمها الاتحاد دون أ يكون له حق التصويت أو الترشيح لعضوية مجلس الإدارة.

• العضوية الشرفية: هي لمن يرشحه مجلس الإدارة من شخصيات لها أعمال متميزة ، ومن الخبراء الذين لهم باع طويل في مجال مكافحة مرض السرطان ومن الذين قدموا خدمات جليلة للاتحاد وتقره الجمعية العمومية ، وهم معفيون من رسوم الانتساب ورسوم الاشتراك بعضوية الاتحاد ، ويحق لهم حضور اجتماعات الجمعية العمومية ، ولكن بدون أن يكون له حق التصويت أو الترشيح لعضوية مجلس الإدارة .

مادة (5) شروط العضوية:

بند (1) يشترط في عضو الاتحاد ما يلي:

• أن يكون من الجمعيات الأهلية أو الهيئات أو الروابط العلمية ذات الصلة بمجال مكافحة السرطان فى دول مجلس التعاون الخليجي للدول العربية بالإضافة لجمهورية اليمن.

• أن يملأ استمارة العضوية ويوقع عليها وعلى التعهد الخاص باتباع نظم ولوائح الاتحاد.

• أن يقوم بتسديد رسوم الانتساب والاشتراك المقررة للعضوية بالاتحاد والمشار إليها فى اللائحة الداخلية للاتحاد .

بند (2)

قبول العضوية:

• تقوم الأمانة العامة للاتحاد بعد التأكد من استيفاء مقدم الطلب لشروط العضوية بعرض طلبه على أول اجتماع لمجلس الإدارة.

• يتم إخطار مقدم الطلب بقرار المجلس خلال شهر من تاريخ اجتماع مجلس الإدارة .

بند (3)

سحب العضوية:

تسحب العضوية في الحالات الآتية:

• طلب الانسحاب كتابة من الاتحاد.

• إذا فقد العضو شرط من شروط العضوية.

• الفصل من عضوية الاتحاد للعضو الذي يخالف أنظمة ولوائح الاتحاد بعد أن يتم تجميد عضويته إلى حين انعقاد الجمعية العمومية العادية أو غير العادية ، ومن ثم تصوت على إسقاط العضوية بأغلبية ثلثي الأعضاء الحاضرين .

بند (4)

زوال العضوية:

• تزول العضوية إذا تأخر العضو عن أداء رسم الاشتراك السنوي المقرر عند حلول موعد  الاستحقاق بشرط إخطاره بخطاب مسجل قبل شهر من ذلك الموعد ، ويصدر مجلس الإدارة قراراً بزوال العضوية فى حال لم يقوم بتسديد رسوم الاشتراك المقرره.

• يخطر العضو بزوال العضوية خلال شهر من تاريخ صدور قرار مجلس الإدارة بذلك .

• تعود العضوية لمن زالت عضويتهم إذا سددوا الاشتراكات المستحقة عليهم خلال السنة التالية.

• لا يجوز لمن زالت أو سحبت عضويتهم استرداد رسم العضوية أو الاشتراكات أو الهبات أو التبرعات التي قدموها للاتحاد.

بند(5) رسم العضوية والاشتراك :تنظم اللائحة الداخلية رسوم العضوية ورسوم الاشتراك للعضو العامل والعضو المنتسب.

الفصل الثالث : تشكيلات الاتحــــاد

يتشكل الاتحاد من:
-الجمعية العمومية.
– مجلس الإدارة.
– اللجان أو المجالس والمكاتب الفرعية التي يشكلها مجلس الإدارة.

المادة (7) الجمعية العمومية:

• بند (1) تتكون الجمعية العمومية من عضوين من أعضاء مجلس إدارة الجمعيات والمؤسسات والروابط المشاركة فى عضوية الاتحاد الذين وفوا بالتزاماتهم وفقاً للنظام الأساسي واللائحة الداخلية للاتحاد.

• بند (2) تنعقد الجمعية العمومية بناء على :

  • دعوة من رئيس مجلس الإدارة.

  • طلب يتقدم به لمجلس الإدارة نصف الأعضاء الذين يحق لهم حق حضور الجمعية العمومية كتابة مع بيان الغرض من ذلك.

• بند (3) يرفق جدول الأعمال الخاص بالدعوة إلى حضور اجتماع الجمعية العمومية ولا يجوز للجمعية العمومية النظر في غير المسائل الواردة في الجدول إلا بموافقة الأغلبية المطلقة لمجموع عدد أعضاء الجمعية العمومية الحاضرين للاجت.

• بند (4) دعوة الجمعية العمومية العادية مرة كل سنة خلال الثلاثة أشهر التالية لانتهاء السنة المالية للاتحاد وذلك للنظر في الميزانية العمومية للاتحاد والحساب الختامي وتقرير مجلس الإدارة عن أعمال السنة المنتهية ومشروع الميزانية التقديرية للعام القادم ، وتقرير مراقب الحسابات وانتخاب أعضاء مجلس الإدارة كل أربع سنوات بدلاً من الذين زالت أو انتهت عضويتهم وتعيين مراقب الحسابات من غير أعضاء مجلس الإدارة وغير ذلك من المسائل التي يرى المجلس إدراجها ضمن بنود جدول الأعمال ويجوز دعوتها لاجتماعات غير عادية للنظر في تعديل نظام الاتحاد الاساسي أو حله أو اندماجه في غيره من الاتحادات أو المنظمات أو عزل أعضاء مجلس الإدارة أو تعديل في اللائحة الداخلية أو لغير ذلك من الأسباب .

• بند (5) يتولى رئيس مجلس الإدارة الدعوة لاجتماعات الجمعية العمومية في مقر الاتحاد ويجوز له أن يدعوها للانعقاد في مكان آخر يحدد في خطاب الدعوة ويتم إرسال الدعوة بخطاب مسجل يرسل لجميع الأعضاء الذين لهم حق حضور الاجتماع قبل موعد الانعقاد بشهر على الأقل مرفقاً به : جدول الأعمال ، وصورة عن الحساب الختامي ومشروع الميزانية وكشف بأسماء الأعضاء الذين لهم حق الحضور وذلك بخطاب مسجل يحتفظ الاتحاد بإيصالات الإخطارات المسجلة المحددة التاريخ ضمن مستنداته لإثبات صحة إجراءات الدعوة.

• بند (6) يتم إخطار الأعضاء الممثلين لجمعياتهم وهيئاتهم وروابطهم فى كل دوله و من الذين يحق لهم حضور اجتماع الجمعية العمومية باختيار عضو منهم ليمثلهم فى عضوية مجلس الإدارة قبل موعد عقد اجتماع الجمعية العمومية بشهر باستثناء المملكة العربية السعودية التي يمثلها ثلاثة أعضاء ، ودولة المقر ودولة الأمانة العامة يمثلها عضوان لكل منهما.

• بند (7) يجوز لعضو الجمعية العمومية أن ينيب عنه كتابة العضو الاخر من مجلس إدارة  الجمعية التي ينتمي إليها يمثله في حضور اجتماع الجمعية العمومية بتوكيل من جمعيته .

• بند (8) لا يعتبر اجتماع الجمعية العمومية صحيحاً إلا بحضور الأغلبية المطلقة لأعضائها فإذا لم يكتمل النصاب يؤجل الاجتماع لمدة ( نصف ساعة ) ويعتبر الاجتماع بعد ذلك قانونياً إذا حضره لا يقل عن ( 7 ) أعضاء.

• بند (9) الجمعية العمومية يرأسها رئيس مجلس الإدارة فإذا غاب يرأسها نائب الرئيس، وإذا غاب الاثنان يرأسها آكبر أعضاء مجلس الإدارة سنا.

• بند (10) تصدر قرارات الجمعية العمومية بالأغلبية ( 50% + 1 ) من الحاضرين فيما يختص بتعديل اللائحة الداخلية وبأغلبية ثلثي الأعضاء فيما يختص بحل الاتحاد أو إدخال تعديلات في نظامه الأساسي أو بعزل بعض أعضاء مجلس الإدارة أو بدمجه في الاتحادات الأخرى.

• بند (11) تدون محاضر اجتماعات الجمعية العمومية في سجل محاضر جلسات الجمعية العمومية ويوقع عليها من قبل الرئيس والأمين العام.

المادة (8)  مجلس الإدارة:

بند (1) يدير الاتحاد مجلس إدارة يتكون من أحد عشر عضواً من كل دولة خليجية بالإضافة إلى اليمن يكون تمثيلهم على الشكل التالي :

• ( عضوان )    من مقر الرئاسة

• ( عضوان )   من مقر الأمانة العامة

• ( ثلاثة أعضاء ) من المملكة العربية السعودية ” يمثلون مناطقها الثلاثة “

• عضو واحد لكل دولة مشاركة من الدول الأخرى المشاركة فى مجلس الإدارة ، ولكل دولة خليجية مشاركة فى الاتحاد علاوة على اليمن صوتاً واحداً عند الاقتراع.

بند (2) مدة عضوية مجلس الإدارة أربع سنوات ويجوز للجمعية العضو فى الاتحاد إعادة اختيار ممثلها فى مجلس الإدارة مرة أخري .

بند (3) لا يصبح اجتماع مجلس الإدارة قانونياً إلا بحضور أغلبية الأعضاء ( 50 % + 1 ) من أعضاء المجلس ويجب أن تصدر قراراته بالأغلبية للحاضرين وإذا تساوت الأصوات يرجح الجانب الذي به الرئيس .

بند (4) ينتخب مجلس الإدارة في أول اجتماع له بعد انعقاد الجمعية العمومية رئيساً من بين أعضائه ونائباً للرئيس وأميناً عاماً ، وأميناً للصندوق .

وإذا خلا مكان أحد الأعضاء في مجلس الإدارة في الفترة التي بين جمعية عمومية وأخرى فللجمعية العضو فى الاتحاد اختيار عضو منها يكمل فتره هذا العضو فى مجلس الإدارة .

بند (5) يتولى مجلس الإدارة إدارة شئون الاتحاد وله في سبيل ذلك القيام بأي عمل من الأعمال التى هي فى صالح الاتحاد ، ويكون موعد انعقاد مجلس الإدارة ( مرة كل سنة ) للنظر في شئون الاتحاد .

بند (6) لمجلس الإدارة الحق فى أن يعين مديراً تنفيذياً من غير أعضائه يتولى الاختصاصات المنصوص عليها في النظام الأساسي واللائحة الداخلية للاتحاد .

بند (7) يختص مجلس الإدارة بما يلي :

• إدارة شئون الاتحاد الإدارية والفنية وإعداد اللوائح الداخلية للاتحاد .

• تشكيل اللجان التي يراها ضرورية لحسن سير العمل على أن يمثل في كل لجنة بعضو واحد على الأقل وتكون قرارات هذه اللجنة نافذة بعد اعتمادها من مجلس الإدارة .

• تعيين الموظفين اللازمين للعمل بالاتحاد وتأديبهم وفصلهم إذا بدرت منهم أيه مخالفات وتجاوزات.

• يحدد مجلس الإدارة قيمة السلفة المستدامة للصرف منها على المصروفات اليومية والعادية للاتحاد.

• إعداد الحساب الختامي عن السنة المنتهية وإعداد الميزانية التقديرية للسنة القادمة  متضمناً بياناً عن نشاط الاتحاد وحالته المادية وإعداد المشروعات الجديدة لعرضها على الجمعية العمومية في دور انعقادها السنوي.

• دعوة الجمعية العمومية غير العادية للانعقاد.

• مناقشة تقرير مراقب الحسابات وإعداد الرد على ما ورد فيه من ملاحظات وعرضها على الجمعية العمومية.

• تنفيذ قرارات الجمعية العمومية.

• تمكين أعضاء مجلس الإدارة – الراغبين – من الاطلاع على سجلات ودفاتر ووثائق الاتحاد من ذلك.

• في حالة تعيين مدير تنفيذي يقوم المجلس بتحديد اختصاصاته ، بما لا يتعارض مع بنود النظام الأساسي.

بند ( 9) اللجنة التنفيذية:
يفوض مجلس الإدارة عنه لجنة تنفيذية من الرئيس و الأمين العام ، وأمين الصندوق ومن يختاره المجلس من بين أعضائه على ألا يزيد عدد أعضاء اللجنة التنفيذية عن خمسة أعضاء ويكون اجتماع اللجنة قانونياً متى حضر الاجتماع ثلاثة أعضاء على الأقل يكون منهم الرئيس أو الأمين العام .

بند (10) اختصاصات اللجنة التنفيذية:

• اعتماد المصروفات المالية في الحدود التي يقرها مجلس الإدارة.

• اعتماد ترشيح الموظفين والعمال وتعيينهم حسب متطلبات العمل فى الاتحاد.

• اعتماد جزاءات الموظفين.

• الإذن بالصرف من السلفة المستدامة حسب حاجة وظروف العمل.

• دراسة السياسة التنفيذية للمشروعات والاقتراحات الجديدة ومشروع الميزانية الجديدة التقديرية للعام القادم قبل تقديمها  لمجلس الإدارة .

• مراجعة واعتماد الحساب الختامي والميزانية العمومية ودراسة تقرير مراقب الحسابات والرد على ما ورد به من ملاحظات قبل تقديمها لمجلس الإدارة .

• اعتماد قرارات اللجان الأخرى قبل عرضها على مجلس الإدارة .

وتجتمع اللجنة التنفيذية مرة كل 3 شهور لاستعراض حالة أداء العمل بالاتحاد مما يخضع إلى  اختصاص اللجنة وتدون قراراتها في سجل خاص وتعرض على مجلس الإدارة أولاً بأول بحسب ما تقتضيه المصلحة العامة ، وللجنة أن تعقد اجتماعاً طارئة .

بند (9) اختصاصات رئيس مجلس الإدارة:

• يعتبر الرئيس مسئولاً أمام مجلس الإدارة عن أعمال الاتحاد .

• يمثل الاتحاد في المنظمات الدولية والحكومية أو يندب بنفسه أو حسب تعليمات مجلس الإدارة من يقوم بتمثيل الاتحاد نيابة عنه.

• يرأس الجمعية العمومية للاتحاد واجتماعات مجلس الإدارة ، واللجان المنبثقة عنه إذا دعت الضرورة لذلك.

• التوقيع على محاضر الجلسات والدعوة إلى اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية العادية وغير العادية.

• يقوم بمتابعة تنفيذ التوصيات التي يعهد بها إليه مجلس الإدارة .

• التوقيع على الشيكات مع أمين الصندوق والتوقيع على الاتفاقيات التي تبرم نيابة عن الاتحاد وفقاً لقرارات مجلس الإدارة.

• يعتبر بحكم منصبه ترؤس جميع اجتماعات اللجان أو مجلس الإدارة.

• يقوم بالإشراف على جميع الأعمال والتوصيات التي تسند إليه من قبل الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة.

• لرئيس مجلس الإدارة الحق في تفويض بعض من اختصاصاته إلى نائبة أو إلى الأمين العام .

بند (10) نائب الرئيس:

ينوب عن الرئيس فى حالة غيابة كما يتولي القيام بالأمور التي يحددها له رئيس مجلس الإدارة.

بند (11) اختصاصات الأمين العام:

يختص الأمين العام بما يلي :

• إعداد جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة وتوجيه الدعوة للأعضاء ويتولى مسئولية الأشراف على سكرتارية الاجتماعات وإعداد المحاضر وتسجيلها فى سجلات خاصة بها ، ويقوم مع الرئيس بالتوقيع عليها .

• عداد سجل خاص بأسماء أعضاء الاتحاد وعناوينهم .

• إمساك سجلات مجلس الإدارة والجمعية العمومية والتوقيع عليها مع الرئيس.

• العمل على تنفيذ قرارات مجلس الإدارة.

• إعداد التقرير السنوي عن نشاط الاتحاد وتقديمه لمجلس الإدارة.

• إعداد جدول أعمال اجتماع الجمعية العمومية والعمل على دعوتها خلال الثلاثة أشهر التالية للسنة المالية للاتحاد.

• وكذا إعداد جدول أعمال اجتماعات الجمعية العمومية غير العادية وإبلاغ جميع الأعضاء العاملين.

• بمواعيد عقد اجتماعات الجمعية العمومية للاتحاد.

• الإشراف على أعمال المدير التنفيذي واتخاذ الإجراءات المناسبة بحقه بما في ذلك   الفصل المؤقت ويصبح ذلك الفصل نهائياً بعد إقراره من مجلس الإدارة.

• يبلغ أعضاء الجمعية العمومية من كل دولة من دول الاتحاد واليمن بأسماء أعضاء مجلس إدارة الاتحاد المرشحين من كل منها.

• الإشراف على جميع الأعمال الإدارية وحفظ جميع الأوراق والمستندات الخاصة بالاتحاد وسجلاته.

• يطلع على جميع المكاتبات الواردة للاتحاد ويعرض الضروري منها على مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية أو الرئيس بما يدخل في اختصاص كل منهم.

• بحث ملاحظات الجهات المعنية والجهات الرسمية المختصة والرد عليها.

• فى حالة غياب الأمين العام ينوب عنه فى تصريف بعض امور الاتحاد عضو مجلس إدارة من الجمعية مقر الأمانة العامة.

بند ( 12 ) اختصاصات أمين الصندوق:

يكون أمين الصندوق من دولة مقر الرئاسة ، ويختص بالأمور التالية :

• يشرف على ميزانية الاتحاد ويتولى الصرف منها حسب قرارات مجلس الإدارة.

• يشرف على إعداد الميزانية و مراجعة السجلات المالية .

• تحصيل جميع الإيرادات الخاصة بالاتحاد والتوقيع على إيصالات الاستلام .

• التوقيع على مستندات الصرف في حدود الصلاحيات المخولة له وكذلك التوقيع على الصكوك مع رئيس الاتحاد .

• فتح حساب جاري لدى أحد المصارف القريبة من مقر الاتحاد بعد موافقة مجلس الإدارة وإيداع أموال الاتحاد فيه .

• يقوم بكل الأعمال المالية الأخرى التي يعهد بها إليه سواء من مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية .

• يقوم بالمحافظة على السجلات والمستندات المالية والإيرادات والمصروفات وكل ما يتصل بالناحية المالية من عهده وهو أيضاً مسئول عن إثبات الحسابات بالدفاتر .

• يخصص مبلغ يقره مجلس الإدارة يوضع فى حساب الأمانة العامة و يكون تحت أشراف الأمين العام للصرف منه على متطلبات الأمانة .

بند (14) اختصاصات باقي أعضاء مجلس الإدارة:

• يتولى أعضاء مجلس الإدارة الآخرين مسئوليات محددة يكلفهم بها مجلس الإدارة في اللجان العاملة.

• يعمل أعضاء مجلس الإدارة على ترشيد حركة الاتحاد ودعم أهدافه في بلدانهم.

المادة (15) المدير التنفيذي:

بند (1) يعتبر المدير التنفيذي المسئول الإداري فى الاتحاد ويتم تعيينه من قبل مجلس الإدارة بناء على تزكيه من الأمين العام ، ويكون تحت المسئولية المباشرة له ويعمل بمكافأة مالية يحددها مجلس الإدارة.

بند (2)  اختصاصات المدير التنفيذي:

• الإشراف العام على أعمال العاملين في الأمانة العامة ويكون مسئولاً عن حسن سير العمل طبقاً.

• للوائح الاتحاد وقرارات مجلس الإدارة.

• تنفيذ قرارات مجلس الإدارة تحت إشراف الأمين العام وعرض تقرير المتابعة بصفة دورية على الأمين العام.

• اقتراح الجزاءات على العاملين بعد إجراء التحقيق معهم بصفة قانونية حسب اللائحة  الداخلية للاتحاد،  واعتمادها من الأمين العام ، والتحقيق فى المسائل والموضوعات التي تمس كيان العمل.

• منح العاملين الإجازات العارضة أو الاعتيادية والتحويل للكشف الطبي بعد موافقة الأمين العام.

• إعداد المذكرات والموضوعات المطلوب عرضها على مجلس الإدارة وعرضها على الأمين العام.

• عقد اللقاءات التحضيرية والمقابلات الفردية مع الجهات التي يتعامل معها الاتحاد وإعداد   تقارير عن نتائجها للعرض على الأمين العام .

• إجراء الاتصالات الضرورية لكل ما من شأنه تصريف العمل داخل الاتحاد أو خارجه.

• قيام سكرتير الاتحاد بمهام المدير التنفيذي فى حال غيابة.

• رئاسة الاجتماعات الدورية للموظفين والإشراف على تنفيذ ما يتقرر في هذه الاجتماعات.

• يكون مسئولاً عن جميع أثاث الاتحاد وتجهيزاته وممتلكاته فى مقر الأمانة العامة ويكون سكرتير الاتحاد مسئولاً عن موجودات الاتحاد فى مقر الرئاسة العامة .